„SMITi häkatoni idee tuli meie enda inimestelt, kellel on väga palju häid mõtteid, kuidas asju efektiivsemalt teha, kuid kellel puudub kas vajalik aeg või mõnikord ka teadmised, kuidas need mõtted realiseerida,“ kirjeldab SMITi häkatoni sünnilugu ürituse üks eestvedajatest, piiriteenuste osakonna juhataja Romet Saaliste.

„Nägime siin suurepärast võimalust siduda omavahel vajadus ja oskused, et uuenduslikud lahendused sünniksid kiiremini ning oleksid tervikuna kasutatavad nii meie organisatsioonis kui ka siseturvalisuse valdkonnas laiemalt – politseis, päästes, häirekeskuses ja teistes meie partnerasutustes,“ täiendab Romet algset mõtet. Ta lisab, et häkaton tähendab tema jaoks õlg-õla kõrval intensiivset tegutsemist koos oma nutikamate kolleegidega ning lõpuks ka rahuldustunnet, mis järgneb sellele erakordsele pingutusele, kui vaadata saavutatud tulemusi.

SMITi häkaton sai ühe algustõuke ka viimaselt peadirektorilt Ragner Paeverelt, kes nägi enda inimestes seda teadmiste ja oskuste potentsiaali ning kes väga soovis, et SMIT uute ja uuenduslike lahenduste leidmiseks ning ära tegemiseks häkatonide korraldamisega alustaks. Nii panigi Paevere mõtte idanema äriteenuste valdkonna eestvedajates, kuni lõpuks Romet häkatoni korraldamise vankri veerema lükkas. SMITi esimene häkaton pidi toimuma 2020. aasta sügisel, ent koroona tõttu lükkus see aasta võrra edasi, sest kõigil oli suur soov teha siiski füüsiline mitte virtuaalne üritus. Vahepealse aja jooksul liitus smitikatega ka identiteediteenuste osakonnaga juhata Grete Urbel, kes oli samuti nõus koos Rometiga esimese loomesäru 2021. aastal ellu kutsuma.

Ka Grete kinnitab, et säärase leidluse eesmärk on tuua töösse innovaatilist lähenemist, anda inimestele võimalus tulla välja oma igapäevarutiinist nii töövõtetes kui -teemades ja muidugi leida lahendusi, mis aitaksid muuta töö tegemise varasemast tõhusamaks.

„Olen mitmelt oma kolleegilt kuulnud, et ta näeb tänu sellele meie organisatsiooni palju uuendusmeelsemana, osalejad said rikkamaks kogemuste ja uute kolleegidega koos töötamise võrra ning lahendused, mille kallal tööd tehti, on päriselt hoidnud tänaseks kokku tohutult töötunde. Samuti töötatakse mitmete lahenduste kallal edasi veel ka täna,“ kirjeldab Grete häkatonist saadud kasu.

Usaldus ja teotahe

„Oled sa kunagi leidnud end mõtisklemast, et me ainult räägime probleemidest aga tihtipeale lahendusteni ei jõua? Tuleme mugavustsoonist välja ja raputame ennast, meie kliente ning ka ülejäänud IT-sektorit. Kui tahame olla suunanäitajad, siis tuleb meil olla valmis adapteeruma erinevatesse rollidesse hea eesmärgi nimel. Peamine on lühikese perioodi jooksul leida töötav lahendus või prototüüp ja näidata, et õigete inimeste ja suhtumisega on kõik võimalik! Ja pea meeles – ükski mõte ei ole liiga hull või halb! Ürituse eesmärk on viia läbi ning kogeda piiratud aja jooksul väga intensiivset tegevuste ja tunnete virr-varri, mis hõlmab endas kõike – alates probleemi püstitamisest kuni töötava lahenduseni jõudmiseni. SMITi häkaton sunnib sind ümber mõtestama kõik su arusaamad ja arvamused nii SMITist, kolleegidest kui ka jõust, mis on ühtsete kannatuste taga…“ – selline nägi välja üleskutse osalemaks SMITi häkatonil. Ja see töötas!

SMITi 360st töötajast osales häkatonil erinevates rollides suurusjärgus 1/3 inimestest. Häkatonile esitati kokku 15 ideed, millest 12 leidsid endale ka tiimid ning mis kahe intensiivse päeva jooksul suuremal või väiksemal määral läbi mõeldi ja mingile maale ka ära tehti. Häkatoni võidutöö – rakendus failide automaatseks turvakontrolliks – oli aga häkatoni lõppedes juba valmis ja täiesti kasutatav.

Häkatoni korraldustiim kogunes vajadus- ja õhinapõhiselt. See tähendab, et kõik, kes soovisid, said loomesärku korraldamisel kaasa lüüa. Ja kuna tegevused olid jaotatud nelja suuremasse kategooriasse – üldine korraldus, kommunikatsioon, tehnika ja heaolu – siis kõigil soovijatel oli võimalus nende minimeeskondadega liituda.

Grete sõnul olid korraldustiimi peamised väljakutsed seotud enamasti sellega, et kellelgi meeskonna liikmetest ei olnud varasemat häkatoni läbiviimise kogemust – mitmed olid küll varem osalenud häkatonidel, ent ise teinud polnud mitte keegi. Aga kuna meeskond koosnes igati nutikatest ning lahendustele orienteeritud inimestest, leidsid lõpuks kõik küsimused ja väljakutsed töö käigus kenasti vastused. „Nii enne häkatoni kui häkatoni ajal ilmnes vajadusi, millele tuli kiirreageerida – meid päästsid kiired otsused, suur teotahe ja usaldus,“ nendib Grete.

Suurimate õpikohtadena toob Grete välja, et parima tulemuse tõid korrapärased kokkusaamised, selgelt kirja pandud tegevuste nimekiri ja ajakava ning rollide jaotus. „Lisaks võtame järgmise häkatoni planeerimisele kaasa teadmise, et kuigi me mõtlesime selle eelnevalt läbi, siis meie suhtluskanalid tiimidele teavituste saatmiseks ei töötanud ootuspäraselt. See tähendab, et meil tuleb leida järgmisel korral parem alternatiiv,“ mõtiskleb Grete olulisemate õpikohtade üle. Ja vaadates tulevikku, ütleb ta, et kindlasti on plaan hoida fookust häkatonilt alguse saanud lahenduste ellu viimisel ning korraldada vähemalt sama vägev häkaton ka sel aastal!

Rõõm koosloomest

SMITi personalijuht Kärt Kinnas tõdeb, et kuigi häkatonid on IT-maailmas laialt levinud, siis harvem viiakse häkatone läbi organisatsioonides endis. „SMITis näeme selles tõepoolest tohutut kasutegurit, et leida lahendused probleemidele, mis igapäevatöös kipuvad kõrvale jääma. Häkatonist ei saa me mitte ainuüksi uudseid lahendusi, vaid see edendab ka tiimide vahelist võrgustamist, mis omakorda aitab kaasa paremale koostööle ning toob juurde värsket vaatenurka,“ selgitab ta. Kärt lisab, et organisatsiooni eesmärk ei ole üksnes leida IT-lahendusi, vaid ka innustada osalema spetsialiste ja eksperte teistest (tugi)valdkondadest.

„Näiteks finantsjuhi eestvedamisel lahendati lepingute tähtaegade jälgimise süsteem, IT-projektijuht aitas kaasa mõelda, kuidas mõõta töötajate rahuolu kiire pulsiuuringuga. Häid näiteid on teisigi. See energia ja rõõm innovatsioonist, mis koosloomes tekib, elab inimestes kaua edasi ning kandub uskumatult kaugele. SMITi kogemusest julgustan ka teisi oma organisatsioonides korraldama ühiseid avatud loomesärusid, mis põimivad ühte töötajate kaasamise, innovatsiooni ja lahendustele suunatud mõtteviisi. Ja veel – ära unusta, et oluline on ka hea ettevalmistus,“ kutsub Kärt üles kõiki teisi uuendusmeelseid tegijaid ka enda organisatsioonides sääraseid koosloomele suunatud projekte ellu viima.

Grete, SMITi häkatoni üks eestvedajatest annab ka oma kogemusest kaasa paar soovitust neile, kes kaaluvad häkatoni korraldamist. „Kaasa mentoriteks ja žüriisse inimesi teistest asutustest – nende väline pilk ja mõju osalejatele on kulda väärt! Lisaks on häkatoni korraldamise kohta internetis ohtralt materjale, mis aitavad ka kõige võhikuma õigele teele. Seega – karta pole midagi, võita aga väga palju!“ julgustab ka Grete kõiki huvilisi uuenduslikele ideedele ja praktikatele ruumi tegema ning põnevatest väljakutsetest kinni haarama.

Meie vingetest tegevustest on räägitud ka personaliuudised.ee lehel