Isikuandmete töötlemine

Isikuandmete töötlemine Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuses

Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus (SMIT) haldab ja arendab Siseministeeriumi ja tema valitsemisala asutuste andmekogusid, mis sisaldavad isikuandmeid, sh eriliigilisi isikuandmeid. SMIT on andmekogu volitatud töötleja info- ja kommunikatsioonitehnoloogia teenuse osutajana, mistõttu ei ole SMIT-il õigust väljastada isikuandmeid enda hallatavatest andmekogudest. Teie isikuandmete väljastamise õigus on andmekogu vastutaval töötlejal, kelleks on Siseministeerium, Politsei- ja Piirivalveamet, Päästeamet, Häirekeskus või Sisekaitseakadeemia.

SMIT töötleb teie isikuandmeid siis, kui Te kandideerite SMIT-i tööle või esitate SMIT-ile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude.

Tööle kandideerimine

SMIT-i tööle kandideerides koguneb kandidaadi kohta isikuandmeid, mida töötlevad värbamisprotsessis osalevad töötajad. Teistel SMITi töötajatel juurdepääs tööle kandideerija isikuandmetele puudub.

Kandidaatide isikuandmed kogunevad kandideerimiskuulutuses nõutavate dokumentide esitamisel, sealjuures:

  1. lähtutakse kandidaadi enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest;
  2. eeldatakse, et kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega võib SMIT suhelda;
  3. on kandidaadil õigus teada, milliseid andmeid on SMIT tema kohta kogunud;
  4. on kandidaadil õigus SMITi kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi ning vastuväiteid;
  5. ei avaldata teiste kandidaatide andmeid;
  6. SMIT säilitab konkursi jooksul saadud dokumente järgmistel eesmärkidel:
    • värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks kuni nõude aegumiseni (1 aasta);
    • paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile töökohale asumise ettepaneku tegemiseks (150 päeva arvates konkursi võitnud isikule töökohale asumise ettepaneku tegemisest);
    • kandideerinu nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.
  7. on kandidaatide andmed juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud (sh pädevad asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Selgitustaotlusele, märgukirjale, teabenõudele vastamine

Hoiame Teie isikuandmeid elektrooniliselt asutuse dokumendiregistris ja kasutame neid Teile vastamiseks. Kui peame Teile vastamiseks kelleltki teiselt järelepärimisi tegema, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalselt, hädavajalikus mahus.

Kui olete saatnud meile selgitustaotluse/märgukirja/teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teavitame ka Teid.

Kirjavahetuse andmestik on seaduse kohaselt nähtav meie avalikus dokumendiregistris. Sealt on näha kirja saatja või saaja initsiaalid, mitte nimi. Dokumendi pealkirjana kuvatakse avalikus dokumendiregistris vastavalt „Sissetulev kiri“ või „Väljaminev kiri“. Täpsem pealkiri on näha üksnes asutusesiseselt. Teeme eelnimetatut Teie eraelu kaitseks.

Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel (näiteks ajakirjandusväljaande heaks töötava ajakirjanikuna), siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid. Need kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui kolmas osapool avaldab soovi Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab vastava teabenõude, siis teabenõude saamisel vaatame üle, kas küsitud dokumenti saab täielikult välja anda või tuleb see välja anda osaliselt. Teabenõude korras dokumendi väljaandmisel kaetakse kinni sellised isiku isiklikud kontaktandmed nagu e-posti või postiaadress või telefoninumber (v.a kui kirjavahetust peetakse juriidilise isiku või asutuse esindajana). Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad üldjuhul hävitamisele.

SMIT-i veebilehe külastamine

Veebilehe külastamisel SMIT ei kogu ega säilita külastaja isikustatud andmeid. IP-aadresse ei seota isikut tuvastava teabega. Andmeid kogutakse selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse ja kui kaua seal viibitakse. Kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajale mugavamaks muuta. Andmeid säilitatakse üks aasta.

Enda isikuandmetega tutvumine

Teil on õigus tutvuda andmetega, mida SMIT on Teie kohta kogunud. Väljastame andmeid ja dokumente teabenõude esitamisel. SMIT keeldub Teie tutvumissoovi täitmast üksnes siis, kui see võib:

  1. kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
  2. takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
  3. raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
  4. ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

Teil on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist ning kui SMIT-il ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks (enam) seaduslikku alust, võite nõuda nende kasutamise lõpetamist või kustutamist.

NB! SMIT-i hallatavates andmekogudes olevate Teie kohta käivate isikuandmetega tutvumiseks palume Teil pöörduda andmekogu vastutava töötleja poole. Juhul kui edastate oma pöördumise ikkagi SMIT-ile, siis saadame ise Teie pöördumise edasi andmekogu vastutavale töötlejale ja teavitame Teid sellest.